Het is weer zomer. De agenda's worden leger, de out-of-office berichten verschijnen en veel organisaties schakelen tijdelijk een versnelling terug. Niet voor niets wordt deze periode vaak aangeduid als de "komkommertijd": een tijd waarin er ogenschijnlijk weinig gebeurt. Maar wie in HR werkt, weet dat de werkelijkheid anders is.
Want terwijl collega's genieten van een welverdiende vakantie, blijft één vraag centraal staan: hoe zorgen we ervoor dat de organisatie blijft draaien? Juist in de zomer komen veel HR-uitdagingen extra nadrukkelijk naar voren. Van vervangingsvraagstukken en verlofplanning tot onboarding van nieuwe medewerkers en de voorbereiding op het najaar.
Kortom: komkommertijd bestaat misschien voor sommige afdelingen, maar zelden voor HR.
Waarom de zomer voor HR juist een belangrijke periode is
Veel organisaties kijken naar september als een nieuw startpunt. Projecten worden hervat, vacatures gaan opnieuw open en budgetten voor de laatste maanden van het jaar worden ingezet. Dat betekent dat HR in de zomer vaak al bezig is met de voorbereiding.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Capaciteitsplanning voor het najaar
- Werving van nieuwe medewerkers
- Voorbereiding van HR-projecten
- Analyse van verzuim- en uitstroomcijfers
- Ontwikkel- en opleidingsplannen
- Voorbereiding op beoordelings- en budgetrondes
Waar anderen gas terugnemen, kijkt HR vaak vooruit.
De zomer legt knelpunten bloot
De vakantieperiode heeft nog een bijzonder voordeel: ze laat zien hoe afhankelijk organisaties soms van bepaalde medewerkers zijn. Iedere HR-professional kent de situatie.
Een medewerker vertrekt drie weken op vakantie en ineens blijkt dat:
- niemand precies weet hoe een proces werkt;
- cruciale kennis bij één persoon zit;
- vervanging lastig te organiseren is;
- teams kwetsbaarder zijn dan gedacht.
Dat zijn waardevolle signalen. De zomer werkt als een soort stresstest voor de organisatie. Ze maakt zichtbaar waar processen goed zijn ingericht en waar nog risico's schuilen.
Praktijkvoorbeeld: vakanties als reality check
Recent spraken we een HR-manager van een middelgrote organisatie die dacht dat de personeelsbezetting goed op orde was, totdat de zomervakantie begon. Binnen enkele weken ontstonden er vertragingen in verschillende processen. Niet omdat er te weinig medewerkers waren, maar omdat specifieke kennis bij een beperkt aantal mensen lag. Zodra zij afwezig waren, stokten bepaalde werkzaamheden.
Wat begon als een vakantie-uitdaging, leidde uiteindelijk tot een veel bredere discussie over kennisborging, overdraagbaarheid van werkzaamheden en duurzame inzetbaarheid. De organisatie besloot na de zomer te investeren in procesbeschrijvingen, kennisdeling en bredere inzetbaarheid van medewerkers. Een mooie illustratie van hoe een ogenschijnlijk rustige periode soms de belangrijkste inzichten oplevert.
Een uitgelezen moment voor reflectie
In de dagelijkse hectiek ontbreekt vaak de tijd om stil te staan bij grotere vraagstukken. De zomer biedt daar juist ruimte voor. Vragen die in deze periode goed zijn om te stellen:
- Hebben we de juiste mensen op de juiste plek?
- Welke vacatures verwachten we na de zomer?
- Waar lopen teams structureel tegenaan?
- Welke talenten benutten we nog onvoldoende?
- Hoe toekomstbestendig is onze personeelsplanning?
Juist omdat de waan van de dag iets minder aanwezig is, ontstaat ruimte om vooruit te kijken.
Van brandjes blussen naar vooruitdenken
HR wordt nog weleens gezien als een afdeling die vooral reageert op wat er gebeurt. Maar de zomer laat zien hoe belangrijk de strategische rol van HR eigenlijk is. Deze periode biedt de kans om niet alleen bezig te zijn met de dagelijkse operatie, maar ook met de vraag hoe de organisatie zich de komende maanden en jaren wil ontwikkelen. Want wie in september wil versnellen, moet in juli en augustus al nadenken over de route.
Geen komkommertijd, maar voorbereidingstijd!
Voor HR is de zomer misschien wel één van de meest waardevolle periodes van het jaar. Niet omdat er minder gebeurt, maar omdat er ruimte ontstaat om verder vooruit te kijken. Om patronen te herkennen, risico's zichtbaar te maken en plannen te maken voor de periode na de vakantie. Dus terwijl de rest van de organisatie geniet van een welverdiende pauze, blijft HR doen waar het goed in is: vooruitdenken. En misschien is dat wel de reden waarom er voor HR eigenlijk nooit sprake is van echte komkommertijd.